Surat adalah alat komunikasi dalam bentuk tulisan yang banyak digunakan orang. Untuk menulis surat yang baik sebaiknya kita memiliki kemampuan memilih bahasa yang dipakai dalam surat, bentuk atau gaya surat, ide atau tema yang jelas untuk disampaikan, dan mampu mengurutkan masalah dengan runtut dan baik. Bentuk surat yang akan dibahas pada tulisan ini hanya surat undangan saja.
Surat undangan merupakan surat yang berisi pemberitahuan dan permintaan kesediaan seseorang untuk menghadiri suatu acara atau kegiatan. Kalimat yang digunakan dalam undangan haruslah efektif, yaitu singkat, padat, dan jelas. Tujuannya agar orang yang membacanya dapat segera mengerti isinya.
Undangan dibedakan menjadi bermacam – macam jenis, jika dibedakan dari kepentingan acaranya . Berdasarkan kepentingan acaranya surat undangan dibedakan atas 3 jenis, yaitu sebagai berikut.
- Undangan resmi adalah undangan yang mengatasnamakan sebuah instansi atau organisasi dan kedinasan. Biasanya dipergunakan untuk kepentingan kedinasan.
- Undangan setengah resmi adalah undangan yang mengatasnamakan perorangan yang ditujukan ke perorangan maupun instansi atau organisasi.
- Undangan tidak resmi adalah undangan yang mengatasnamakan perorangan yang ditujukan kepada perorangan untuk kepentingan perorangan, seperti undangan ulang tahun, undangan perayaan kelahiran.
Bagian Bagian Surat Undangan Resmi
Bagian-bagian surat undangan resmi adalah sebagai berikut: Kop Suarat, Tempat dan tanggal surat, Nomor Surat, Hal Surat, Alamat yang dituju dan nama orang yang di tuju, Salam pembuka, Isi undangan, Salam penutup, dan Nama pengundang. Berikut penjelasannya.
Kop surat berisikan identitas lembaga yang menulis surat tersebut. Biasanya disertai dengan logo lembaga, alamat dan nomor telepon dari lembaga resmi tersebut. Bahkan ada juga lembaga yang menyertakan dengan alamat email dari lembaga.
2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
Tempat dan tanggal pembuatan surat pada surat undangan resmi akan diertakan tempat dan tanggal pembuatan surat tersebut. Format penulisan tanggal pada surat resmi yang benar, misalnya Jakarta, 07 September 2017.
3. Nomor surat
Nomor surat adalah sebuah tanda berupa angka atau gabungan angka huruf yang dicantumkan pada surat dari suatu organisasi, instansi, atau badan usaha, sesuai dengan nomor berkas atau buku agenda surat keluar yang bertalian dengan surat tertentu. Biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Misalnya sebagai berikut : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2018
4. Hal Surat
Hal surat disebut pula perihal surat atau pokok surat.
5. Alamat surat
Nama dan alamat yang akan dikirimi surat tertuang pada bagian ini.
6. Salam pembuka
Salam pembuka pada surat undangan resmi selalu ditulis pada bagian kiri. Huruf pertama salam pembuka menggunakan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
7. Isi surat
Pada bagian surat undangan resmi ini berisikan waktu, tempat, serta acara undangan tersebut.
8. Penutup
Pada bagian putup surat undangan resmi berisikan ucapan terimakasih.
9. Salam penutup
Salam penutup pada surat undangan resmi biasanya dibuat pada bagian bawah sebelah kiri. Salam penutup ini pada awal kata ditulis dengan huruf kapital.
10. Nama pengirim surat
Nama pengirim surat undangan resmi ini tertulis dibagian bawah kiri. Bisanya surat undangan resmi dilengkapi dengan tanda tangan dan disertai dengan cap atau stempel lembaga.
Ayo Mengamati
Pernahkah kamu melihat surat undangan yang diterima ayah atau ibumu? Dapatkah kamu menentukan bagian-bagian di dalamnya? Perhatikan beberapa contoh surat undangan berikut, lalu lakukanlah petunjuk kegiatannya.
1. Tandai dengan warna merah untuk contoh undangan resmi.
2. Tandai dengan warna kuning untuk contoh undangan setengah resmi.
3. Tandai dengan warna biru untuk contoh undangan tidak resmi.
Bersama temanmu, diskusikan persamaan dan perbedaan antara undangan resmi, setengah resmi, dan tidak resmi dengan menggunakan tabel di bawah ini!
| Persamaan dan Perbedaan Undangan Resmi, Setengah Resmi, dan Tidak Resmi | ||
|---|---|---|
| Jenis Undangan | Persamaan | Perbedaan |
| Resmi | Berisi pemberitahuan dan permintaan kesediaan seseorang untuk menghadiri suatu acara atau kegiatan. Kalimat yang digunakan dalam undangan harus efektif | Mengatasnamakan sebuah instansi atau organisasi dan kedinasan. Biasanya, dipergunakan untuk kepentingan kedinasan. |
| Setengah Resmi | Mengatasnamakan perorangan yang ditujukan ke perorangan maupun instansi atau organisasi untuk kepentingan setengah resmi. | |
| Tidak Resmi | Mengatasnamakan perorangan yang ditujukan kepada perorangan untuk kepentingan perorangan, seperti undangan ulang tahun. | |